L’expression « pro forma » est une locution latine signifiant littéralement « pour la forme ». En d’autres termes, une facture pro forma est éditée par usage ou par convention entre deux parties exerçant habituellement une activité commerciale.
Il s’agit d’un document provisoire utile à la décision du chef d’entreprise. Elle ressemble en tous points à une facture mais la mention « pro forma » est clairement indiquée. À l’instar du devis, elle permet de prendre connaissance des modalités d’achat avant de passer une commande effective.
La facture définitive, quant à elle, a une valeur contractuelle et doit être conservée pour la comptabilité. Elle peut légèrement différer de la facture pro forma, si par exemple un ou plusieurs articles viennent à être échangés ou à manquer dans la commande.
